José María Andérez, secretario de la ULA, dijo que esta dependencia dispondrá de algunos recursos para apoyar este proyecto.Deysi Godoy
Foto: Ramón Pico
***Proponen creación del Sistema de Archivos Universitarios con el propósito de buscar solución al problema existente con la documentación que se genera en la Universidad de Los Andes, el personal del Archivo Histórico de la ULA (Ahula), presentó en las instalaciones de esta dependencia una propuesta para la creación del Sistema de Archivos de nuestra máxima casa de estudios.
En el sitio también estuvieron presentes, el secretario de la ULA, José María Andérez, la directora del Archivo Histórico, Niria Suárez y la directora de la Escuela de Historia, Carmen Carrasquero, entre otras personas vinculadas a esta dependencia universitaria.
Pedro Molina coordinador de Asuntos Literarios del Archivo Histórico y redactor de este proyecto, explicó que cada archivo de la Universidad es manejado independientemente por el responsable de los documentos, pero, no existe una visión de conjunto de lo que conforma el Patrimonio Documental de la ULA.
Dijo que dicho patrimonio se encuentra disperso en cada una de las dependencias u oficinas y es manejado de forma particular con libre criterio, lo cual ha traído consecuencias negativas para el Fondo Documental, puesto que se han tomado medidas de expurgo o de eliminación de documentos sin conocimientos al respecto, por lo que se ha perdido gran cantidad de papeles valiosos.
Este es un problema que data desde la tercera década del siglo XX, cuando la universidad empezó a crecer y su archivo general desbordó los límites del edifico central, pues surgieron archivos en las distintas dependencias, de los cuales nadie se ocupó. La Secretaria de la ULA asumía sólo los documentos que ella generaba, además de los del rectorado y del Consejo Universitario, acotó Molina.
Refirió que con este nuevo Sistema de Archivos tendrían respuesta algunos problemas como son: la dispersión y desvinculación del Fondo documental, el represamiento y inmovilización de los documentos hacia el archivo central luego de cumplir su vida útil administrativa en las oficinas, de igual forma, el desconocimiento de la Universidad de su patrimonio archivístico, pues no existe un inventario de toda la documentación que tiene, ni de su estado de conservación. A ello se une la indiferencia e ignorancia de la comunidad universitaria respecto a su patrimonio documental y, también la escaza formación archivística del personal encargado del manejo y custodia de esos documentos.
Por su parte, el secretario de la ULA, comentó que esta es una propuesta se trabaja desde hace meses con todo el equipo del Archivo Histórico, cuya función es ayudar a resolver el grave problema que tiene esta universidad en cuento a su patrimonio escrito.
“Hemos visto con mucha preocupación la forma como se maneja la documentación que tiene que ver con la memoria histórica de la universidad que es muy diversa en las distintas facultades, núcleos y dependencias centrales, lo cual hace prácticamente imposible preservarla”.
Indicó que hay mucha documentación en archivos inactivos que es manejada de manera inadecuada y se termina perdiéndose. De ahí la importancia de este proyecto para ordenar la documentación universitaria, desde el mismo momento que se produce en la oficina correspondiente, hasta que eventualmente acabe en el archivo de la dependencia respectiva o en el Archivo Histórico, dependiendo del tiempo que transcurra.
Siendo éste un proyecto auspiciado por la Secretaria, dijo Andérez que se dispondrá de una pequeña cantidad de recursos de los ingresos propios para implementar una serie de cursos de capacitación que, probablemente, requieran de la contratación de personal de alto nivel que participe en un proceso de formación de formadores y multiplicadores. Se espera para el año que viene formar unas trescientas o cuatrocientas personas en cursos cortos de archivística y manejo documental.
Para abordar el problema del espacio físico, señaló que se ha concebido un archivo sectorial y otro central por cada dependencia para que, luego que se hagan los expurgos y la clasificación correspondiente a esos niveles, la documentación pase al Archivo Histórico.
Indicó que este es un proyecto muy ambicioso que sin duda alguna va a tocar a la Universidad de los Andes y que si logran las metas de formación propuestas están seguros que se transformarán en un centro asesor en el ámbito nacional para el resto de las universidades, porque la problemática es la misma.
Finalmente, la directora del Archivo Histórico, Niria Suárez, expresó su apoyo a esta iniciativa y asume el compromiso de plantear un convenio con la Escuela de Historia de la ULA, a fin de proponer la profesionalización de la actividad del archivero, mediante una Mención de Archivística en la Licenciatura en Historia o la apertura de un Nivel II de la materia Paleografía y Archivos en el diseño curricular existente.
Pedro Molina coordinador de Asuntos Literarios del Archivo Histórico y redactor de este proyecto, explicó que cada archivo de la Universidad es manejado independientemente por el responsable de los documentos, pero, no existe una visión de conjunto de lo que conforma el Patrimonio Documental de la ULA.
Dijo que dicho patrimonio se encuentra disperso en cada una de las dependencias u oficinas y es manejado de forma particular con libre criterio, lo cual ha traído consecuencias negativas para el Fondo Documental, puesto que se han tomado medidas de expurgo o de eliminación de documentos sin conocimientos al respecto, por lo que se ha perdido gran cantidad de papeles valiosos.
Este es un problema que data desde la tercera década del siglo XX, cuando la universidad empezó a crecer y su archivo general desbordó los límites del edifico central, pues surgieron archivos en las distintas dependencias, de los cuales nadie se ocupó. La Secretaria de la ULA asumía sólo los documentos que ella generaba, además de los del rectorado y del Consejo Universitario, acotó Molina.
Refirió que con este nuevo Sistema de Archivos tendrían respuesta algunos problemas como son: la dispersión y desvinculación del Fondo documental, el represamiento y inmovilización de los documentos hacia el archivo central luego de cumplir su vida útil administrativa en las oficinas, de igual forma, el desconocimiento de la Universidad de su patrimonio archivístico, pues no existe un inventario de toda la documentación que tiene, ni de su estado de conservación. A ello se une la indiferencia e ignorancia de la comunidad universitaria respecto a su patrimonio documental y, también la escaza formación archivística del personal encargado del manejo y custodia de esos documentos.
Por su parte, el secretario de la ULA, comentó que esta es una propuesta se trabaja desde hace meses con todo el equipo del Archivo Histórico, cuya función es ayudar a resolver el grave problema que tiene esta universidad en cuento a su patrimonio escrito.
“Hemos visto con mucha preocupación la forma como se maneja la documentación que tiene que ver con la memoria histórica de la universidad que es muy diversa en las distintas facultades, núcleos y dependencias centrales, lo cual hace prácticamente imposible preservarla”.
Indicó que hay mucha documentación en archivos inactivos que es manejada de manera inadecuada y se termina perdiéndose. De ahí la importancia de este proyecto para ordenar la documentación universitaria, desde el mismo momento que se produce en la oficina correspondiente, hasta que eventualmente acabe en el archivo de la dependencia respectiva o en el Archivo Histórico, dependiendo del tiempo que transcurra.
Siendo éste un proyecto auspiciado por la Secretaria, dijo Andérez que se dispondrá de una pequeña cantidad de recursos de los ingresos propios para implementar una serie de cursos de capacitación que, probablemente, requieran de la contratación de personal de alto nivel que participe en un proceso de formación de formadores y multiplicadores. Se espera para el año que viene formar unas trescientas o cuatrocientas personas en cursos cortos de archivística y manejo documental.
Para abordar el problema del espacio físico, señaló que se ha concebido un archivo sectorial y otro central por cada dependencia para que, luego que se hagan los expurgos y la clasificación correspondiente a esos niveles, la documentación pase al Archivo Histórico.
Indicó que este es un proyecto muy ambicioso que sin duda alguna va a tocar a la Universidad de los Andes y que si logran las metas de formación propuestas están seguros que se transformarán en un centro asesor en el ámbito nacional para el resto de las universidades, porque la problemática es la misma.
Finalmente, la directora del Archivo Histórico, Niria Suárez, expresó su apoyo a esta iniciativa y asume el compromiso de plantear un convenio con la Escuela de Historia de la ULA, a fin de proponer la profesionalización de la actividad del archivero, mediante una Mención de Archivística en la Licenciatura en Historia o la apertura de un Nivel II de la materia Paleografía y Archivos en el diseño curricular existente.
Asimismo indicó que ya han elaborado un cronograma para iniciar ese proceso de formación dirigido, en principio, a todas las Oficinas de Registros Estudiantiles (ORE), el cual constatará con la colaboración de la profesora Milagros Contreras, directora del Archivo General del Estado Mérida.
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